Backup Microsoft 365 to kopia poczty, plików i dokumentów firmy trzymana poza kontem Microsoft, na zasobach, do których dostęp ma wyłącznie Twoja firma. Microsoft dba o dostępność usługi, ale za posiadanie kopii Twoich danych odpowiadasz Ty. Konfigurujemy taką kopię, pilnujemy jej codziennie i regularnie sprawdzamy, czy da się z niej odtworzyć dane.
Kluczowe informacje o usłudze
- Zakres kopii: poczta Exchange Online razem z kalendarzem i kontaktami, pliki OneDrive, biblioteki SharePoint oraz pliki zespołów Microsoft Teams.
- Gdzie leży kopia: tam, gdzie Twoja firma ma zasoby i kontrolę. Serwer NAS, serwer dedykowany, nośnik wynoszony poza siedzibę albo druga lokalizacja.
- Co robimy my: konfiguracja, codzienny nadzór, reakcja na błędy zadań i próbne odtworzenia. Opieka nad kopią jest częścią abonamentu.
- Dla kogo: firmy od kilkunastu do kilkuset stanowisk, które pracują na Microsoft 365 i nie mają własnego działu IT.
- Czego nie robimy: nie odzyskujemy danych z uszkodzonych fizycznie dysków i nie sprzedajemy sprzętu. Sprzęt kupuje klient, bez naszej marży.
Microsoft nie robi kopii Twoich danych za Ciebie
To jest najczęstsze nieporozumienie w firmach pracujących w chmurze. Microsoft odpowiada za to, żeby usługa działała, żeby dane nie zginęły przez awarię jego centrum danych i żeby były zreplikowane między lokalizacjami. Nie odpowiada natomiast za to, co z danymi zrobi użytkownik, były pracownik albo atakujący, który przejął konto. To jest model współodpowiedzialności i w praktyce oznacza on jedno: kopia zapasowa jest po stronie klienta.
Mechanizmy wbudowane w Microsoft 365 nie są kopią zapasową, tylko siatką bezpieczeństwa na kilka tygodni. Poniżej okresy, po których dane znikają bezpowrotnie, zgodnie z dokumentacją Microsoftu.
| Co ginie | Ile masz czasu | Co potem |
|---|---|---|
| Wiadomość trwale usunięta ze skrzynki | 14 dni domyślnie, maksymalnie 30 dni po zmianie ustawienia | Wiadomość przestaje być odzyskiwalna |
| Skrzynka zwolnionego pracownika | 30 dni w stanie usunięcia miękkiego | Twarde usunięcie, danych nie da się przywrócić |
| Pliki OneDrive zwolnionego pracownika | 30 dni dostępu dla przełożonego, potem 93 dni w koszu | Trwałe usunięcie po około 123 dniach |
| Plik lub lista w SharePoint | 93 dni w koszu witryny i kolekcji witryn | Trwałe usunięcie |
| Cała witryna SharePoint | 93 dni, plus 14 dni kopii po stronie Microsoftu | Trwałe usunięcie |
Trzy rzeczy, które ta tabela pokazuje, a o których firmy dowiadują się zwykle za późno. Po pierwsze, licznik rusza w dniu usunięcia, a nie w dniu, w którym ktoś zauważył brak. Po drugie, zwolnienie pracownika i zwolnienie licencji uruchamia zegar na jego pliki. Po trzecie, historia wersji w OneDrive i SharePoint chroni przed pomyłką w dokumencie, ale nie przed usunięciem całej biblioteki ani przed atakiem ransomware, który zaszyfruje pliki i spokojnie zsynchronizuje je do chmury.
Co obejmuje kopia środowiska Microsoft 365
- Exchange Online: wiadomości, załączniki, foldery, kalendarz, kontakty i zadania. Odtworzyć można pojedynczą wiadomość albo całą skrzynkę.
- OneDrive: pliki użytkowników razem ze strukturą folderów i uprawnieniami.
- SharePoint: biblioteki dokumentów, listy i metadane witryn zespołów.
- Microsoft Teams: pliki kanałów, które fizycznie leżą w SharePoint i OneDrive.
Zakres ustalamy przy wdrożeniu. W firmie, która całą dokumentację trzyma w SharePoint, punkt ciężkości jest inny niż w firmie, gdzie liczy się głównie poczta. Środowisko, które przejmujemy w opiekę, zaczynamy od przeglądu jego stanu, co opisujemy na stronie usługi Microsoft 365 dla firm.
Gdzie leży kopia i kto ma do niej klucz
Producenci narzędzi backupowych proponują zwykle jedno rozwiązanie: przeniesienie kopii do kolejnej chmury. My podchodzimy do tego inaczej, bo kopia ma sens wtedy, gdy leży poza środowiskiem, które właśnie zawiodło, i gdy firma ma do niej dostęp bez pośrednika.
- Serwer NAS w siedzibie firmy jako podstawowe repozytorium kopii.
- Serwer dedykowany przy większych środowiskach i przy dłuższej retencji.
- Nośnik wynoszony poza lokalizację, z kompletem dysków w rotacji.
- Druga lokalizacja firmy, jeżeli taka istnieje, jako miejsce na kopię kopii.
- Kopia w chmurze tam, gdzie klient tego chce, opisana szerzej na stronie backup w chmurze.
Dobór miejsca to część rozmowy o wdrożeniu, nie gotowy pakiet. Punktem odniesienia jest reguła trzech kopii na dwóch rodzajach nośnika, z jedną kopią poza siedzibą, którą omawiamy razem z parametrami RTO i RPO przy backupie i odtwarzaniu po awarii.
Jak wygląda odtworzenie danych
- Zgłoszenie. Użytkownik pisze, czego brakuje i mniej więcej kiedy to zniknęło.
- Ustalenie punktu w czasie. Szukamy najświeższej kopii sprzed zdarzenia, żeby nie przywrócić na przykład już zaszyfrowanych plików.
- Odtworzenie. Pojedyncza wiadomość albo plik wraca w ciągu kilkudziesięciu minut. Cała skrzynka lub biblioteka to kwestia godzin, zależnie od ilości danych.
- Sprawdzenie i zamknięcie. Potwierdzamy z użytkownikiem, że wróciło to, o co chodziło, i zapisujemy zdarzenie w dokumentacji środowiska.
Kopia, której nikt nigdy nie odtworzył, jest założeniem, a nie zabezpieczeniem. Dlatego próbne odtworzenia robimy cyklicznie, a nie dopiero w dniu awarii.
Czego kopia zapasowa nie załatwi
Piszemy o tym wprost, bo kopia bywa sprzedawana jako odpowiedź na wszystko.
- Kopia nie cofnie wycieku danych. Jeżeli ktoś skopiował zawartość skrzynki, odtworzenie niczego nie odwróci.
- Kopia nie zastąpi ochrony stacji roboczych. Przed samym zaszyfrowaniem plików broni ochrona antywirusowa i EDR razem z drugim składnikiem logowania.
- Kopia nie naprawi braku uwierzytelniania dwuskładnikowego. Przejęte konto to najczęstsza droga do danych w chmurze i zaczynamy od jej zamknięcia.
- Kopia nie chroni przed cudzą pomyłką w konfiguracji uprawnień, choć pozwala wrócić do stanu sprzed niej.
Rozliczenie i podział obowiązków
| Pozycja | Po czyjej stronie | Cena netto |
|---|---|---|
| Konfiguracja kopii i harmonogramów | Creative Comp | 0 zł w ramach abonamentu, poza abonamentem od 1 500 zł |
| Codzienny nadzór, reakcja na błędy, próbne odtworzenia | Creative Comp | w abonamencie opieki |
| Stała opieka nad środowiskiem Microsoft 365 | Creative Comp | 450 zł miesięcznie + 29 zł za stanowisko |
| Sprzęt i nośniki, na których leży kopia | klient | zakup po stronie klienta, bez naszej marży |
| Licencje Microsoft 365 | klient, rozliczane przez nas | firmom pod stałą opieką rozliczamy je razem z obsługą, na jednej fakturze |
Wszystkie ceny są cenami netto, do których doliczamy podatek VAT 23%. Do każdej firmy podchodzimy indywidualnie, bo koszt zależy od liczby kont, ilości danych i wymaganej retencji. Kopia zapasowa jest częścią kompleksowej obsługi informatycznej, a nie osobnym produktem do kupienia w oderwaniu od reszty.
Zapytaj o kopię środowiska Microsoft 365
Napisz, ilu macie użytkowników i gdzie dzisiaj trafia kopia, jeżeli w ogóle powstaje. Odpowiemy, co da się odtworzyć w obecnej konfiguracji, a czego nie, i ile kosztowałoby zamknięcie tej luki. Przejdź do formularza kontaktowego
Najczęstsze pytania o backup Microsoft 365
Czy Office 365 to to samo co Microsoft 365?
W praktyce tak. Microsoft zmienił nazwę pakietu w 2020 roku, a plany biznesowe Office 365 stały się planami Microsoft 365. Starsza nazwa nadal funkcjonuje w rozmowach i w wyszukiwarce, natomiast zakres kopii jest identyczny.
Czy Microsoft nie robi kopii moich danych?
Microsoft replikuje dane między swoimi centrami danych, żeby usługa działała mimo awarii sprzętu. To nie to samo co kopia zapasowa firmy. Przed skutkami usunięcia, przejęcia konta lub zaszyfrowania plików chroni dopiero kopia leżąca poza kontem Microsoft.
Gdzie jest zapisana kopia zapasowa?
Tam, gdzie klient ma zasoby i chce ją mieć: na serwerze NAS w siedzibie, na serwerze dedykowanym, na nośniku wynoszonym poza lokalizację albo w chmurze. Miejsce ustalamy przy wdrożeniu i zapisujemy w dokumentacji środowiska.
Jak zrobić backup na OneDrive?
OneDrive jest miejscem pracy na plikach, a nie miejscem na kopię zapasową. Synchronizacja przenosi do chmury także zmiany niechciane, łącznie z usunięciem i zaszyfrowaniem pliku. Kopia musi powstawać poza OneDrive, inaczej ginie razem z oryginałem.
Ile czasu zajmuje odtworzenie danych?
Pojedyncza wiadomość albo plik to zwykle kilkadziesiąt minut od zgłoszenia. Cała skrzynka lub biblioteka dokumentów to kwestia godzin i zależy od ilości danych oraz od tego, gdzie leży kopia. Konkretne wartości RTO i RPO ustalamy przy wdrożeniu.
Czy kopię można odtworzyć po zakończeniu współpracy?
Tak. Kopia leży na zasobach klienta, a przy zakończeniu współpracy przekazujemy dokumentację i wyłączamy nasze konta administracyjne. Nie zostawiamy rozwiązań, których nikt poza nami nie umie obsłużyć.
Podsumowanie
- Microsoft odpowiada za działanie usługi, za posiadanie kopii danych odpowiada firma.
- Wbudowane kosze i retencje dają od 14 do 93 dni, po których dane znikają bezpowrotnie.
- Kopia obejmuje Exchange Online, OneDrive, SharePoint i pliki Teams.
- Kopia leży na zasobach klienta: NAS, serwer dedykowany, nośnik poza lokalizacją lub chmura.
- Konfiguracja kopii jest bezpłatna w abonamencie, poza abonamentem kosztuje od 1 500 zł netto.
Źródła
- Microsoft Learn, zmiana okresu przechowywania trwale usuniętych elementów w Exchange Online.
- Microsoft Learn, usuwanie danych w Exchange Online.
- Microsoft Learn, retencja i usuwanie danych OneDrive.
- Microsoft Learn, usuwanie danych SharePoint Online.
