Biuro rachunkowe nie pracuje w rytmie godzin pracy, tylko w rytmie kalendarza podatkowego. Są dni, w których awaria serwera nie oznacza opóźnienia, tylko niedotrzymany termin ustawowy u kilkudziesięciu klientów naraz. Dwudziesty i dwudziesty piąty dzień miesiąca wyglądają w biurze inaczej niż cała reszta, a marzec inaczej niż cały rok.
Obsługujemy biura rachunkowe i działy księgowe. Poniżej opisujemy, co w tej branży wygląda inaczej niż w zwykłej firmie i za co odpowiadamy.
Dlaczego informatyka w biurze rachunkowym rządzi się innymi prawami
- Jedna awaria dotyka kilkuset firm naraz. Biuro trzyma w jednym miejscu księgi, kadry i rozliczenia wszystkich obsługiwanych podmiotów. To, co w pojedynczej firmie jest kłopotem jednego podatnika, tutaj mnoży się przez liczbę klientów.
- Kalendarza nie da się przesunąć. Termin JPK_V7 i zapłaty VAT to dwudziesty piąty dzień miesiąca, zaliczki na podatek dochodowy i składki ZUS to okolice dwudziestego. Przestój dziewiętnastego kosztuje wielokrotnie więcej niż ten sam przestój piątego.
- Dane szczególnej kategorii są w kadrach codziennie. Zwolnienie lekarskie to informacja o zdrowiu, czyli art. 9 ust. 1 RODO. Biuro prowadzące kadry i płace przetwarza takie dane stale, a nie przy okazji.
- Programy księgowe mieszkają na serwerze, nie w chmurze. Comarch ERP Optima, Symfonia, InsERT nexo i enova pracują zwykle na firmowym serwerze z bazą SQL, często udostępnianym pulpitem zdalnym. Skopiowanie pliku bazy z dysku nie jest kopią bazy SQL. To dwie różne rzeczy i tylko jedna z nich daje się odtworzyć.
- KSeF uzależnił fakturowanie od łącza. Brak dostępu do internetu przestał być niedogodnością, a stał się przerwą w wystawianiu faktur.
KSeF – co się zmieniło i co to znaczy dla biura
Obowiązek wchodził etapami i większość z nich jest już za nami:
| Od kiedy | Kogo dotyczy | Co trzeba robić |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | wszyscy przedsiębiorcy | odbieranie faktur przez KSeF |
| 1 lutego 2026 | podatnicy o obrocie powyżej 200 mln zł | wystawianie faktur w KSeF |
| 1 kwietnia 2026 | pozostali czynni podatnicy VAT | wystawianie faktur w KSeF |
| 1 stycznia 2027 | mikroprzedsiębiorcy ze sprzedażą do 10 000 zł miesięcznie | wystawianie faktur w KSeF |
Do 31 grudnia 2026 r. mikroprzedsiębiorcy, u których zafakturowana sprzedaż w miesiącu nie przekracza 10 000 zł, mogą wystawiać faktury poza systemem. Z końcem roku to ułatwienie wygasa. Stan na 12 października 2026 r.
Dla biura oznacza to trzy rzeczy, których wcześniej nie było. Dostęp do internetu stał się warunkiem wystawienia faktury. Uprawnienia do systemu trzeba nadać i odebrać osobno dla każdego obsługiwanego podmiotu. Program księgowy musi mieć aktualną integrację, a przy zmianie wersji – przetestowaną. Każda z tych rzeczy potrafi stanąć i każdą da się sprawdzić zawczasu. Opisaliśmy to szerzej we wdrożeniu KSeF.
RODO w biurze rachunkowym – jesteście podmiotem przetwarzającym
Najczęstsze nieporozumienie brzmi: „mamy pięć osób, więc rejestru nie prowadzimy”. Art. 30 ust. 5 RODO rzeczywiście zwalnia podmioty zatrudniające mniej niż 250 osób, ale wyłączenie przestaje działać, gdy przetwarzanie nie ma charakteru sporadycznego albo obejmuje dane szczególnej kategorii. W biurze rachunkowym przetwarzanie nie jest sporadyczne z definicji, a przy obsłudze kadr obejmuje dane o zdrowiu.
Biuro występuje przy tym w dwóch rolach naraz i są to dwa osobne dokumenty:
- Jako administrator własnych danych, czyli pracowników biura i osób kontaktowych u klientów, prowadzi rejestr czynności przetwarzania z art. 30 ust. 1.
- Jako podmiot przetwarzający dane w imieniu klientów prowadzi rejestr kategorii czynności przetwarzania z art. 30 ust. 2. Ten drugi wymienia każdego klienta z osobna, razem z danymi kontaktowymi administratora.
- Z każdym klientem musi wiązać umowa powierzenia z art. 28 ust. 3. Bez niej przekazanie dokumentów do biura jest udostępnieniem danych bez podstawy.
Rejestr, politykę bezpieczeństwa i procedurę zgłoszenia incydentu przygotujecie sami, bezpłatnie, naszymi generatorami. Jeśli wolicie, żeby zrobił to ktoś, kto robi to co tydzień – od tego jesteśmy.
Ile lat musi przetrwać kopia
| Co | Jak długo |
|---|---|
| Księgi rachunkowe i dowody księgowe | 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym (art. 74 ustawy o rachunkowości) |
| Księgi podatkowe | 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej) |
| Dokumentacja pracownicza, zatrudnieni od 1 stycznia 2019 | 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy ustał (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy) |
| Dokumentacja pracownicza, zatrudnieni w latach 1999–2018 | 50 lat, a 10 lat wtedy, gdy złożono do ZUS raport informacyjny |
Pięćdziesiąt lat to więcej niż żywotność jakiegokolwiek dysku, serwera i formatu pliku. Kopia, której nigdy nie odtworzono, jest założeniem, a nie kopią – przy takich terminach jedynym dowodem, że obowiązek da się wykonać, jest próbne odtworzenie.
Za co odpowiadamy w biurze rachunkowym
- Kopia zapasowa i plan odtworzenia – z osobną obsługą baz SQL programów księgowych i z testem odtworzenia.
- Zabezpieczenie przed ransomware i ochrona stacji roboczych – księgowi otwierają załączniki od nieznanych nadawców, bo to ich praca.
- Czas reakcji ustalony pod kalendarz, a nie pod godziny biurowe, oraz helpdesk i monitoring infrastruktury.
- Audyt bezpieczeństwa – sprawdzenie, czy stan faktyczny odpowiada temu, co biuro deklaruje klientom w umowach powierzenia.
- Szkolenia dla personelu i stała opieka informatyczna.
Terminy, w których nic nie może stanąć
Migrację serwera, wymianę programu i przebudowę kopii zapasowych planujemy poza szczytami rozliczeniowymi, z testem na środowisku równoległym i z przygotowanym wariantem odwrotu. Zanim cokolwiek ruszymy, ustalamy dwie liczby i zapisujemy je w dokumencie: ile godzin biuro może działać bez systemu i ile danych wolno stracić w najgorszym przypadku. Bez nich każdy plan migracji jest życzeniem, a nie planem.
Do poczytania, zanim się odezwiecie
- Programy dla księgowości – ceny i ranking – zestawienie planów i kwot, zweryfikowane w cennikach producentów.
- Wdrożenie KSeF – uprawnienia, integracja z programem i tryb awaryjny.
- Elektroniczny obieg dokumentów – jak przestać wozić segregatory.
- Kalkulator kosztów IT – ile kosztuje obsługa biura o Waszej wielkości.
Rozmowa bez zobowiązań
Powiedzcie, na czym pracujecie i co Was uwiera. Odpowiemy, co da się poprawić od razu, co wymaga projektu, a co spokojnie może poczekać. Napiszcie do nas – odpowiadamy tego samego dnia roboczego.
