Administracja Microsoft 365 – stała opieka nad środowiskiem
Czym się zajmujemy na co dzień
| Obszar | Co obejmuje | Dlaczego to ważne |
|---|---|---|
| Konta pracowników | Zakładanie przy zatrudnieniu, zamykanie przy odejściu, przekazywanie skrzynki następcy | Konto byłego pracownika z aktywnym dostępem to najczęstsza luka, jaką znajdujemy |
| Licencje | Dobór planu do stanowiska, wyłapywanie licencji nieużywanych | Firmy regularnie płacą za konta osób, które już nie pracują |
| Bezpieczeństwo | Drugi składnik logowania, reguły dostępu, blokada starych protokołów | To pokrywa wymóg z ustawy i zamyka najczęstszą drogę ataku |
| Poczta | Skrzynki współdzielone, aliasy, reguły, uwierzytelnianie domeny | Błąd w konfiguracji kończy się wiadomościami w folderze niechcianych |
| Pliki i uprawnienia | Struktura, dostępy do folderów, udostępnianie na zewnątrz | Dokument udostępniony „każdemu z linkiem” bywa publiczny latami |
| Urządzenia | Rejestracja sprzętu, zasady zabezpieczeń, zdalne czyszczenie | Zgubiony telefon z dostępem do poczty przestaje być problemem |
| Wsparcie użytkowników | Odzyskiwanie dostępu, problemy z pocztą, konfiguracja programów | Pracownik dzwoni do nas, nie do kolegi, który „się zna” |
Zaczynamy od audytu
Nie da się sensownie opiekować środowiskiem, którego się nie zna. Dlatego współpracę otwiera przegląd tego, co jest – zwykle zajmuje kilka dni i kończy się raportem z listą rzeczy do naprawienia, uszeregowaną według ryzyka i kosztu.
Co najczęściej znajdujemy
- Aktywne konta byłych pracowników. Czasem sprzed lat, z ważnym hasłem i dostępem do plików firmy.
- Brak drugiego składnika na kontach administracyjnych. Paradoksalnie najczęściej właśnie tam, bo „administrator wie, co robi”.
- Włączone stare protokoły logowania. Omijają drugi składnik, więc całe zabezpieczenie jest pozorne.
- Licencje bez przypisania. Opłacane co miesiąc, nieużywane przez nikogo.
- Reguły przekierowania poczty na zewnątrz. Czasem założone przez pracownika dla wygody, czasem przez kogoś, kto przejął skrzynkę.
- Dokumenty udostępnione publicznie. Odnośnik „dla każdego” wysłany raz kontrahentowi zostaje aktywny na zawsze.
- Brak kopii zapasowej. Przekonanie, że skoro dane są w chmurze, to są bezpieczne – tak nie jest.
Żadna z tych rzeczy nie wynika z niedbalstwa. Środowisko rośnie latami, ludzie się zmieniają, a nikt nie ma w zakresie obowiązków cyklicznego przeglądania ustawień. Właśnie dlatego opieka nad środowiskiem to praca ciągła, a nie jednorazowe wdrożenie.
Formy współpracy
| Model | Na czym polega | Dla kogo |
|---|---|---|
| Stała opieka | Odpowiadamy za środowisko w całości, w ustalonym czasie reakcji. Cykliczne przeglądy i raport | Firmy bez własnego działu IT albo z jedną osobą, która nie wyrabia |
| Wsparcie działu IT | Zajmujemy się Microsoft 365, wewnętrzny zespół resztą infrastruktury | Firmy z własnym IT, dla którego chmura jest obszarem pobocznym |
| Doraźnie | Rozliczenie za wykonaną pracę, bez stałej umowy | Firmy z okazjonalnymi potrzebami |
| Projekt | Konkretne zadanie z terminem: uporządkowanie uprawnień, wdrożenie zabezpieczeń, migracja | Gdy trzeba zamknąć jedną sprawę, bez zobowiązań na przyszłość |
Najczęściej wybierana jest stała opieka, ale zaczynamy zwykle od audytu albo pojedynczego projektu – po nim obie strony wiedzą, jak się współpracuje.
Jeżeli firma jest objęta ustawą o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, część czynności administracyjnych przestaje być kwestią porządku, a staje się obowiązkiem.
Dotyczy to kontroli dostępu – art. 8 ust. 1 pkt 2 lit. c – uwierzytelniania wieloskładnikowego – lit. l – zarządzania aktywami – lit. m – oraz polityk kontroli dostępu – lit. n.
Litera n mówi o politykach, nie o ustawieniach. Samo włączenie mechanizmów nie wystarcza – potrzebny jest opisany tryb przyznawania i odbierania dostępu oraz cykliczny przegląd. To dokumenty, które przygotowujemy razem ze zmianami w środowisku, żeby jedno odpowiadało drugiemu.
Ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa.
- Jeden punkt kontaktu dla wszystkich spraw związanych ze środowiskiem.
- Ustalony czas reakcji – zapisany w umowie, nie „jak znajdziemy chwilę”.
- Cykliczny przegląd kont, licencji i zabezpieczeń, z raportem.
- Obsługę zmian kadrowych – zatrudnienie i odejście pracownika jako gotowa procedura.
- Dokumentację środowiska, aktualizowaną przy każdej zmianie.
- Wsparcie użytkowników bez rozliczania każdego telefonu osobno.
Ile kosztuje opieka
| Pozycja | Cena netto | Uwagi |
|---|---|---|
| Stała opieka nad środowiskiem | 450 zł miesięcznie + 29 zł za stanowisko | Opłata podstawowa pokrywa nadzór nad środowiskiem i reagowanie na zmiany po stronie Microsoftu. Stawka za stanowisko obejmuje konta, licencje, zabezpieczenia i wsparcie użytkowników |
| Audyt środowiska | od 5 000 zł jednorazowo | Odliczany od pierwszej faktury, jeśli dojdzie do współpracy |
| Wdrożenie od zera | od 1 500 zł do 5 stanowisk | Powyżej 150 zł za każde kolejne stanowisko |
| Praca doraźna | wycena przed rozpoczęciem | Rozliczenie za wykonane zadanie, bez stałej umowy |
Wszystkie ceny są cenami netto, do których doliczamy podatek VAT 23%.
Opieka nad Microsoft 365 jest wyraźnie tańsza od pełnej opieki informatycznej, bo obejmuje węższy zakres – samo środowisko chmurowe, bez komputerów, serwerów i sieci w firmie. Jeśli potrzebujecie jednego dostawcy do wszystkiego, prościej wyjdzie pakiet obsługi IT.
Licencji Microsoft nie sprzedajemy osobno. Firmom pozostającym pod naszą stałą opieką możemy je rozliczać razem z obsługą, żeby wszystko szło na jednej fakturze.
Najczęstsze pytania
Czy musimy oddać wam pełne uprawnienia administratora?
Pracujemy na osobnych kontach administracyjnych z uprawnieniami odpowiadającymi zakresowi umowy. Konto właściciela zostaje po Waszej stronie – dostępu do środowiska nie tracicie w żadnym momencie i możecie nasze konta wyłączyć w każdej chwili.
Co jeśli mamy własnego informatyka?
Wtedy zwykle bierzemy na siebie Microsoft 365, a wewnętrzny zespół zajmuje się resztą. Chmura wymaga bieżącego śledzenia zmian u Microsoftu i to jest obszar, w którym pojedynczy administrator od wszystkiego zwyczajnie nie nadąża.
Ile trwa przejęcie środowiska?
Audyt to kilka dni. Naprawa najpilniejszych rzeczy – zwykle drugie tyle. Pełne uporządkowanie uprawnień i dokumentacji rozkłada się na kilka tygodni, ale środowisko działa normalnie przez cały ten czas.
Czy audyt do czegoś zobowiązuje?
Nie. Raport jest Wasz niezależnie od tego, czy zdecydujecie się na współpracę. Jeśli okaże się, że wystarczy poprawić dwie rzeczy i dalej radzicie sobie sami – powiemy to wprost.
Co się dzieje, gdy kończymy współpracę?
Przekazujemy dokumentację, wyłączamy nasze konta administracyjne i zdajemy środowisko w stanie opisanym. Bez zależności, bez rozwiązań, których nikt poza nami nie umie obsłużyć.
Audyt środowiska pokaże stan kont, licencji i zabezpieczeń. Na tej podstawie powiemy, co wymaga naprawy od razu, a co może poczekać – i ile to kosztuje.