Wprowadzenie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

KSeF to nowy Krajowy System e-Faktur, który zacznie obowiązywać w Polsce od 1 stycznia 2024 roku. Jest to ogromna zmiana dla polskich przedsiębiorców, która ma na celu pełną cyfryzację procesu fakturowania w obrocie krajowym.

Spis treści

• Wprowadzenie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
• Zasady działania KSeF
• Integracja z KSeF
• Korzyści i wyzwania związane z KSeF
• Przyszłość e-fakturowania
• Najczęściej zadawane pytania dot. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Główne cele wprowadzenia KSeF to:

• Uproszczenie i przyspieszenie procesu wystawiania i obiegu faktur
• Ograniczenie szarej strefy poprzez rejestrowanie faktur w centralnym systemie
• Zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego
• Ułatwienie rozliczeń podatkowych firm

Korzyści dla przedsiębiorców wynikające z KSeF:

• Szybszy i łatwiejszy obieg faktur bez konieczności wysyłania papierowych dokumentów
• Niższe koszty związane z fakturowaniem i archiwizacją
• Integracja z systemami księgowymi i magazynami danych
• Pewność, że faktura trafiła do kontrahenta
• Możliwość śledzenia statusu faktury na każdym etapie

KSeF to ogromne wyzwanie dla firm, ale też wiele korzyści związanych z cyfryzacją tego ważnego obszaru działania przedsiębiorstw.

Zasady działania KSeF

Obowiązek stosowania KSeF od 1 lipca 2024 roku obejmie:

• Przedsiębiorców zarejestrowanych jako podatnicy VAT
• Podatników wystawiających faktury z tytułu sprzedaży towarów i usług

Faktura ustrukturyzowana w KSeF musi spełniać określone wymagania:

• Posiadać unikalny numer identyfikujący
• Zawierać wymagane dane w odpowiednim formacie (np. NIP, kwota netto, VAT)

Proces fakturowania w KSeF będzie wyglądał następująco:

• Wystawienie faktury w systemie finansowo-księgowym
• Przesłanie faktury do KSeF w celu walidacji
• Nadanie numeru i przekazanie faktury do kupującego
• Otrzymanie faktury przez kupującego w KSeF
• Akceptacja lub odrzucenie faktury przez kupującego

KSeF zapewni pełną kontrolę nad obiegiem faktur pomiędzy przedsiębiorcami. Przyspieszy i usprawni procesy związane z rozliczaniem VAT oraz pozwoli na archiwizację faktur bez konieczności przechowywania papierowych dokumentów.

Integracja z KSeF

Aby móc korzystać z KSeF, konieczna będzie integracja z tym systemem. Możliwe sposoby na integrację to:

• Wykorzystanie interfejsu API udostępnianego przez Ministerstwo Finansów
• Implementacja oprogramowania oferowanego przez zewnętrznych dostawców
• Samodzielna integracja z wykorzystaniem własnych zasobów programistycznych

Interfejs API zapewni najprostszą ścieżkę integracji z KSeF. Pozwoli na:

• Przesyłanie faktur w celu walidacji i rejestracji
• Pobieranie i aktualizację statusu faktur
• Odbieranie przychodzących faktur

Na rynku dostępne są już pierwsze gotowe rozwiązania umożliwiające łatwą integrację z KSeF:

• Moduły dla popularnych systemów finansowo-księgowych
• Dodatkowe oprogramowanie integrujące z KSeF
• Usługi w chmurze zapewniające integrację

Kluczowe przy wyborze rozwiązania będzie zapewnienie bezpieczeństwa i poprawności działania.

Korzyści i wyzwania związane z KSeF

Wprowadzenie KSeF przyniesie szereg korzyści dla firm:

• Oszczędność czasu dzięki automatyzacji procesów
• Niższe koszty fakturowania i archiwizacji
• Szybszy obieg dokumentów bez konieczności wysyłki papierowej
• Łatwiejsze rozliczenia podatkowe dzięki danym w KSeF
• Integracja z systemami finansowo-księgowymi

Jednak KSeF to także spore wyzwania:

• Konieczność integracji systemów z KSeF
• Testy poprawności wysyłania i odbierania faktur
• Szkolenia dla pracowników z nowych procesów
• Audyt obecnych systemów pod kątem zgodności
• Zmiany organizacyjne związane z cyfryzacją fakturowania

Aby się do tego przygotować, firmy powinny już teraz przeprowadzić:

• Szkolenia dla księgowych i pracowników
• Warsztaty poświęcone optymalizacji procesów
• Testy wystawiania faktur
• Audyt systemów finansowo-księgowych

Pozwoli to sprawnie wdrożyć KSeF i wykorzystać szanse, jakie daje cyfryzacja fakturowania.

Przyszłość e-fakturowania

Wprowadzenie KSeF to dopiero początek cyfryzacji fakturowania w Polsce. W planach jest rozszerzenie systemu o fakturowanie transgraniczne w obrocie z zagranicą.

W przyszłości KSeF może ewoluować w kierunku:

• Integracji z systemami bankowymi – automatyczne płatności po akceptacji faktury
• Rozszerzenia o dodatkowe moduły – np. obsługa umów, zamówień, dostaw itp.
• Zaawansowanej analityki – raportowanie i statystyki na podstawie danych

Cyfryzacja fakturowania będzie miała pozytywny wpływ na:

• Konkurencyjność polskich firm na arenie międzynarodowej
• Obrót gospodarczy dzięki szybszemu obiegowi dokumentów
• Rozwój nowoczesnych usług finansowo-księgowych

KSeF stanowi fundament pod dalszą cyfryzację procesów biznesowych i rozwój e-administracji w Polsce. To krok w stronę nowoczesnej, cyfrowej gospodarki.

Najczęściej zadawane pytania dot. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Czym jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowa platforma służąca do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych pomiędzy przedsiębiorcami.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy?

Obowiązek stosowania KSeF zacznie obowiązywać od 1 lipca 2024 r.

Kto będzie objęty obowiązkiem stosowania KSeF?

Obowiązek ten dotyczyć będzie przedsiębiorców, którzy są czynnymi podatnikami VAT.

Jakie faktury będą objęte KSeF?

Poprzez KSeF będzie można wystawiać i otrzymywać faktury z tytułu sprzedaży towarów i usług na rzecz innych przedsiębiorców.

Jakie są korzyści z KSeF?

• Szybszy i łatwiejszy obieg faktur bez konieczności wysyłki papierowej
• Niższe koszty fakturowania i archiwizacji
• Integracja z systemami finansowo-księgowymi
• Pewność, że faktura dotarła do kontrahenta

W jaki sposób będzie można zintegrować się z KSeF?

Integracja będzie możliwa poprzez wykorzystanie udostępnianego interfejsu API lub gotowych modułów dostarczanych przez zewnętrznych dostawców.

Jakie wymagania muszą spełniać faktury?

Faktury będą musiały mieć formę ustrukturyzowaną zgodną ze standardem e-faktur oraz zawierać wszystkie niezbędne dane w odpowiednim formacie.

Jak będzie wyglądał proces akceptacji faktur przez kupującego?

Kupujący będzie mógł po otrzymaniu faktury w KSeF zaakceptować ją lub odrzucić w określonym terminie.

Czy konieczne będzie drukowanie faktur z KSeF?

Nie, faktury będą mogły być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w formie elektronicznej.