Jak zaoszczędzić na wydatkach na urządzenia, programy, infrastrukturę i dział IT, a jednocześnie nie zmniejszyć, a nawet poprawić efektywność firmy? Za chwilę poznasz najlepsze sposoby, m.in. outsourcing IT..

Spis treści

• Jak obniżyć koszty IT w firmie?
  • Jak zoptymalizować zasoby firmy?
  • Jak zredukować zużycie energii?
  • Jak efektywnie zarządzać licencjami?
  • Jak ograniczyć koszty oprogramowania?
  • Jak poprawić bezpieczeństwa IT?
  • Tego nie rób – na czym nie warto oszczędzać w firmie?
• Outsourcing IT – kiedy warto z niego skorzystać?
  • Zobacz 11 powodów, dla których warto rozważyć outsourcing IT:

Koszmarnie skomplikowane przepisy (Polska jest na 10 miejscu w Europie pod względem komplikacji prawa, raport Global Business Complexity Index 2023), szalejąca inflacja i wysokie koszty bieżącej działalności (skarżyło się na nie aż 68 proc. firm, raport EY Polska) – to przeszkody, które utrudniają wzrost polskich firm.

Na gmatwaninę paragrafów nic nie poradzisz, jednak redukcja kosztów jest możliwa.

Za chwilę poznasz sposoby na obniżenie kosztów IT – infrastruktury i działu informatycznego:

• optymalizując zasoby, np. decydując się na outsourcing usług IT,
• redukując zużycie energii,
• efektywnie zarządzając licencjami i ograniczając koszty software,
• poprawiając bezpieczeństwo środowiska informatycznego firmy.

Przeczytasz też na czym nie warto oszczędzać oraz dlaczego outsourcing informatyczny jest bardzo często najlepszym i najprostszym sposobem na oszczędności.

Jak obniżyć koszty IT w firmie?

Z pewnością jest wiele sposobów na cięcie firmowych kosztów. Nie wszystkie przyniosą korzyści na dłuższą metę.

Pracując nad planem obniżenie wydatków zidentyfikuj potrzeby i oczekiwania firmy oraz wybierz odpowiednie rozwiązania, które pomogą osiągnąć oszczędności.

Pamiętaj, że obniżenie kosztów infrastruktury informatycznej i działu IT może przynieść także inne korzyści, np. zwiększyć wydajność i poprawić cyberbezpieczeństwo.

Jak zoptymalizować zasoby firmy?

Zacznijmy od sprawdzonych sposobów na optymalizację firmowych zasobów:

• wykorzystaj chmurę obliczeniową zamiast kupować sprzęt i software

Dzięki wykorzystaniu rozwiązań chmurowych unikniesz kosztów związanych z zakupem, instalacją i utrzymaniem oprogramowania, serwerów czy innych urządzeń. Używając cloud computing płacisz tylko za możliwość korzystania z usługi (np. aplikacji) lub dostępu do dysku w chmurze czyli bezpiecznych serwerach zlokalizowanych poza Twoim przedsiębiorstwem.

• wprowadź automatyzację procesów

Automatyzacja procesów polega na wprowadzeniu narzędzi lub aplikacji, które umożliwią wykonywanie pewnych czynności zdalnie lub bez udziału Twoich pracowników. Przykładem może być automatyzacja fakturowania (faktoring online) czy kontrola dostępu do systemu.

• zleć outsourcing usług IT

Outsourcing IT pozwala zlecić zadania związane z informatyką zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmie. To jak już wspomnieliśmy jeden z lepszych sposobów na zrobienie oszczędności, m.in. związanych z zatrudnieniem własnego specjalisty w dziale IT.

Na tym nie koniec  – poniżej znajdziesz 11 powodów dlaczego outsourcing informatyczny jest opłacalny.

Jak zredukować zużycie energii?

Ceny prądu rosły w 2022 roku, a w 2023 będą jeszcze wyższe (przede wszystkim dla przedsiębiorców). Zanim koszty energii zjedzą Twoje zasoby rozważ:

• zmianę dostawcy prądu

To nie jest trudne, zacznij od skorzystania z porównywarki cen, którą bez problemu znajdziesz w internecie.

• wymianę sprzętu na bardziej energooszczędny

Warto zainwestować w urządzenia z certyfikatem Energy Star lub innymi oznaczeniami potwierdzającymi ich wysoką efektywność energetyczną.

• wprowadzenie systemów zarządzających zużyciem energii, np. sensorów ruchu i inteligentnego sterowania oświetleniem

Takie systemy pomagają zmniejszyć zużycie energii w biurach poprzez automatyczne wyłączanie światła w pomieszczeniach, w których nie ma pracowników.

• korzystanie, jeszcze tego nie robisz i są takie możliwości z pracy zdalnej.

Pracownicy wykonują swoje obowiązki w domu, a tym samym zmniejsza się zużycie energii w biurach.

Jak efektywnie zarządzać licencjami?

Gwałtowna cyfryzacja wszystkich dziedzin życia obejmuje również firmy. Przedsiębiorstwa korzystają z coraz większej liczby programów, m.in. do zarządzania danymi, procesami, obiegiem informacji pomiędzy działami oraz relacjami z klientami. Za systemy CRM, ERP czy EZD trzeba płacić, ale zredukujesz koszty:

• negocjując ceny z dostawcami oprogramowania

Przed zakupem nowych licencji sprawdź oferty różnych dostawców i porównaj ceny. Negocjacje są możliwe, przede wszystkim w przypadku większych zamówień.

• wprowadzając narzędzia do zarządzania licencjami, np. stosując rozwiązania SAM (Software Asset Management)

Systemy SAM pozwalają na automatyczne zarządzanie licencjami i monitorowanie ich wykorzystania. Unikniesz nadmiernych kosztów związanych z kupnem niepotrzebnych licencji lub brakiem licencji oraz ewentualnymi karami za naruszenie zapisów umów licencyjnych.

Jak ograniczyć koszty oprogramowania?

Jeden ze sposobów, na ograniczenie wydatków na software już poznałeś, to negocjowanie cen z dostawcami. Na tym nie koniec. Oto pozostałe rozwiązania, które warto rozważyć:

• korzystanie z darmowego lub otwartego oprogramowania

W wielu przypadkach dostępne jest darmowe lub otwarte software, którym zaspokoisz potrzeby firmy i zapewnisz oszczędności na kosztach licencji. Np. w biurze możesz korzystać z edytorów dokumentów Apache Open Office lub Libre Office, prowadzenie strony www możliwe jest w WordPress, a w zarządzaniu relacjami z klientami OpenCRX czy Fat Free CRM. Przed wyborem konkretnego oprogramowania sprawdź czy jego użycie jest dozwolone w działalności komercyjnej.

• użycie oprogramowania subskrypcyjnego

Oblicz, czy opłacenie subskrypcji oprogramowania, którego potrzebujesz w firmie jest bardziej opłacalne niż jednorazowy zakup/odnowiennie licencji. Przyjrzyj się dokładnie warunkom subskrypcji i porównaj je z kosztami zakupu licencji.

Jak poprawić bezpieczeństwa IT?

Zapewnienie cyberbezpieczeństwa firmy, to znakomity sposób na uniknięcie strat finansowych. Awaria programu na linii produkcyjnej wiąże się z kosztownym przestojem, a wszystkie straty wywołane skutecznym atakiem crackerów często są bardzo wysokie.

Pamiętaj, np. o atakach ransomware czyli z użyciem oprogramowania szyfrującego – już w 2021 roku takie zagrożenie spotkało 77 proc. średnich i dużych polskich firm (badania Sophos). W Polsce 80 proc. ataków było skutecznych, a średni okup za zwrot dostępu do danych wyniósł, uwaga, 670 tys. zł.

Przywracanie sprawności systemów zajmowało od tygodnia do trzech miesięcy.

• stosuj narzędzia zabezpieczające wrażliwe dane

Solidne oprogramowanie antywirusowe oraz inne rozwiązania zabezpieczające dane (np. przemyślana polityka przydziału uprawnień dostępowych) pomoże zwiększyć ochronę przechowywanych informacji, zapobiegać wyciekom danych i w konsekwencji utracie klientów.

• zapewnij pracownikom szkolenia w zakresie bezpieczeństwa IT

Pracownicy są pierwszą linią obrony przed cyberatakami. Jednak wielu z nich np. nadal otwiera załącznik w e-mailach od nieznanych nadawców, wchodzi na podrobione strony i pada ofiarą phishingu. Dobre szkolenie zdecydowanie poprawi ich kompetencje w zakresie cyberbezpieczeństwa.

• regularnie aktualizuj oprogramowanie i systemy

Regularne aktualizacje oprogramowania i systemów pozwalają na usuwanie luk bezpieczeństwa i zapobieganie atakom hakerskim.

• korzystaj z usług specjalistów od cyberbezpieczeństwa

Współpraca z profesjonalną firmą IT, która zatroszczy się o bezpieczeństwo systemów informatycznych w Twojej firmie da Ci spokojną głowę i zaoszczędzi wydatków na usuwanie skutków awarii lub cyberataku.

Tego nie rób – na czym nie warto oszczędzać w firmie?

Oszczędności w firmie są ważne, jednak nie warto ich dokonywać w sposób, który mógłby negatywnie wpłynąć na działanie firmy.

Za pozorne oszczędności w IT możesz słono zapłacić w przyszłości – oto przykłady:

1. Bezpieczeństwo IT – unikanie wydatków na zabezpieczenia danych i systemów teleinformatycznych może prowadzić do wycieków danych lub groźnych ataków przestępców (o kosztach ransomware już czytałeś).
   
2. Sprzęt i oprogramowanie – nie zawsze musisz kupować drogie systemy, jak pisaliśmy czasem warto rozważyć oprogramowanie open source. Jednak przed wyborem potrzebny jest dokładny namysł, aby wraz ze zmianą software nie spadła wydajność i efektywność pracy.
   
3. Szkolenia i rozwój pracowników – brak inwestycji w szkolenia i rozwój pracowników prowadzi do stopniowego spadku ich kompetencji i konkurencyjności firmy.
   
4. Wsparcie techniczne – unikanie wydatków na profesjonalne wsparcie specjalistów to recepta na problemy z systemami IT, awarię lub obniżenie wydajności.
   

Spójrz teraz na jeden z najbardziej skutecznych sposobów redukcji kosztów infrastruktury i działu IT. To zlecenie wykonywania działań na zewnątrz czyli outsourcing IT.

Outsourcing IT – kiedy warto z niego skorzystać?

Outsourcing IT polega na zleceniu zadań związanych z informatyką zewnętrznej firmie.

To coraz bardziej popularne rozwiązanie dla firm, które chcą zmniejszyć koszty związane z zatrudnieniem specjalistów IT a jednocześnie korzystać z profesjonalnych usług informatycznych bez konieczności tworzenia własnego działu z informatykami na umowę o pracę.

Zobacz 11 powodów, dla których warto rozważyć outsourcing IT:

1. Oszczędność kosztów – outsourcing IT jest często tańszy niż zatrudnianie pracowników na pełen etat, nie musisz płacić składek na ubezpieczenie zdrowotne, za urlopy i chorobowe. Godzina pracy zewnętrznego informatyka kosztuje 111 – 239 zł, a stały miesięczny abonament na kompleksową usługę 263 – 742 zł (dla firm z 5 komputerami). Tymczasem wynagrodzenie jednego pracownika etatowego to 5200 zł – 7000 zł brutto/miesiąc.
   
2. Elastyczność – outsourcing pozwala dostosować czas pracy informatyków do aktualnych potrzeb biznesowych (ważne np. w firmach, które pracują sezonowo lub dynamicznie zmieniają zakres działalności) oraz łączyć siły etatowych pracowników z zewnętrznymi ekspertami.
   
3. Dostęp do specjalistycznej wiedzy – firmy outsourcingowe zatrudniają specjalistów z różnych dziedzin IT, co pozwala zapewnić szeroki zakres usług i rozwiązań.
   
4. Zwiększenie efektywności – outsourcing pozwala skupić się firmom na kluczowych działaniach biznesowych, a nie na utrzymaniu infrastruktury IT.
   
5. Skalowalność – dzięki outsourcingowi łatwo zwiększyć lub zmniejszyć zasoby IT w zależności odpotrzeb biznesowych.
   
6. Bezpieczeństwo danych – dobre firmy outsourcingowe dysponują wiedzą i narzędziami potrzebnymi do zapewnienia bezpieczeństwa danych i ochrony przed cyberatakami.
   
7. Zwiększenie innowacyjności – outsourcing umożliwia dostęp do najnowszych technologii i rozwiązań, a to przekłada się na zwiększenie rynkowej konkurencyjności przedsiębiorstwa.
   
8. Redukcja ryzyka – współpracując ze specjalistami informatykami z doświadczonej firmy IT minimalizujesz ryzyko związane z obsługą i utrzymaniem komputerów, serwerów, sieci i innych elementów infrastruktury.
   
9. Oszczędność czasu – outsourcing pozwala uniknąć konieczności zatrudniania, szkolenia i zarządzania pracownikami własnego działu IT.
   
10. Dostępność – firmy outsourcingowe oferują elastyczne godziny pracy, szybki dostęp do specjalistów i gwarantowany czas załatwienia zgłoszenia.
    
11. Mierzalność wyników – często współpraca rozpoczyna się od audytu środowiska informatycznego przedsiębiorstwa, a kolejne etapy dokumentowane są raportami o działaniach wykonanych przez firmę outsourcingową.

Jak widzisz, outsourcing IT będzie dobrym rozwiązaniem jeżeli chcesz zmniejszyć koszty związane z zatrudnieniem specjalistów IT, potrzebujesz specjalistycznych usług informatycznych, nie masz odpowiednich zasobów do stworzenia własnego działu IT lub zamierzasz skoncentrować zasoby na głównej działalności firmy.

Pamiętaj o dokładnym przejrzeniu ofert zewnętrznych firm – upewnij się, że wybierasz specjalistów z doświadczeniem i rekomendacjami, którzy rozumieją Twoje potrzeby i dostosują się do stawianych wymagań.

Zapraszamy do współpracy z nami – skorzystaj z kompleksowej obsługi IT w ramach outsourcingu dla Twojej firmy!