Firmy spedycyjne zajmują się szerokim wahlarzem czynności związanych z organizacją przewozu towarów. Specjaliści zajmują się kwestią transportu od A do Z, poczynając od planowania przewozu (dopasowanie najlepszego wykonawcy, który zajmie się przetransportowaniem), przez bieżącą obsługę oraz doradztwo w trakcie dystrybucji, po rozładunek i zagadnienia związane z rozliczeniami pomiędzy zleceniodawcą (klientem zlecającym transport) i zleceniobiorcą (podmiotem, który wykona zlecenie przewozu towaru). Jak widzimy spedycja jest więc bardzo skomplikowanym i złożonym działem biznesu. Na szczęście w dzisiejszych czasach przedsiębiorcy mogą ułatwić swoją pracę z pomocą specjalistycznego, dedykowanego oprogramowania dla spedycji.

Co to jest system TMS?

Profesjonalne, dedykowane oprogramowanie dla firm spedycyjnych i transportowych nosi nazwę systemu TMS (Transportation Management System). Jest to złożone, rozbudowane narzędzie służące do kompleksowego planowania i zarządzania transportem danego towaru. Mowa tu o obsłudze kontrahenta (adresata dostawy) począwszy od planowania transportu, wyboru odpowiedniego wykonawcy przewozu, który zapewni największą opłacalność finansową przy jednoczesnym zapewnieniu pełnego bezpieczeństwa i pewności co do przewozu. Firma informatyczna, świadcząca usługi w zakresie TMS prowadzi następnie cały proces transportowania towaru od załadunku, przez etap pokonywania trasy, po rozładunek, koordynując jednocześnie działania kierowcy czy pracowników magazynu oraz kontaktując się z nimi. Końcowym etapem działania systemu pozostaje rozliczenie pomiędzy firmami. Oprogramowanie dla firm spedycyjnych ułatwia również ten etap pracy, oferując automatyczne dokonywanie kalkulacji finansowych czy umożliwiając proste i bezpieczne wystawianie oraz przesyłanie faktur lub odbieranie i opłacanie faktur zakupowych.

Jakie funkcje ma oprogramowanie dla spedycji TMS?

Tematykę oferowanych funkcji omówiliśmy w poprzednim akapicie, w dużym skrócie możemy jednak zaprezentować następujące możliwości, jakie daje nam profesjonalne oprogramowanie TMS dla firm spedycyjnych:

• planowanie i optymalizacja transportu pod kątem jak najniższej ceny przy jak najwyższej jakości oferowanych usług,
• zarządzanie procesem transportu począwszy od załadunku towaru, poprzez pokonywanie trasy, po rozładunek w magazynie docelowym,
• kontrola poszczególnych procesów i nawiązywanie kontaktu z kontrahentami czy pracownikami, zajmującymi się towarem w trakcie transportu (kierowcy, magazynierzy),
• automatyczne tworzenie statystyk oraz dokumentów finansowych oraz możliwość stałego kontrolowania sytuacji ekonomicznej firmy z każdego miejsca na świecie.

Jaki program TMS dla spedycji wybrać?

Wybór odpowiedniego oprogramowania nie jest łatwy ze względu na mnogość rozwiązań dostępnych na rynku. Poszczególne programy charakteryzują się innymi funkcjami oferowanymi w ramach danego planu pakietowego. Część programów posiada również liczne, często istotne ograniczenia, które dotyczą chociażby liczby użytkowników korzystających z oprogramowania w ramach licencji czy ilości zleceń realizowanych w ciągu miesiąca. Przed podjęciem ostatecznej decyzji odnośnie wyboru konkretnego rozwiązania warto dokładnie przeanalizować potrzeby firmy oraz plany ewentualnego jej rozwoju w przyszłości. Co do zasady, mała firma obsługująca kilkanaście czy kilkadziesiąt zleceń w skali miesiąca potrzebuje stosunkowo mniejszej funkcjonalności, a co za tym idzie może zdecydować się na tańsze oprogramowanie, które będzie bardziej opłacalne finansowo. Duże korporacje, obsługujące setki klientów, działających zarówno w Polsce, jak i za granicą będą wymagać szerszego zakresu możliwości. Z tego względu, takie przedsiębiorstwa powinny kierować wzrok ku droższym, bardziej zaawansowanym programom dla spedycji.

Ile kosztuje oprogramowanie TMS dla spedycji?

Koszt zakupu subskrypcji na poszczególne rozwiązania IT oferowane wykwalifikowane firmy informatyczne i jest zależny między innymi od:

• liczby funkcji dostępnych w ramach danego pakietu,
• ilości użytkowników posiadających dostęp do oprogramowania w ramach jednej subskrypcji,
• dostępności i częstotliwości aktualizacji systemowych,
• ewentualnych ograniczeń programu, np. maksymalnej liczby zleceń obsługiwanych w ramach jednego miesiąca.

Nazwa programu	Cena subskrypcji
FreeTMS+	za darmo w ograniczonej wersji
Transportly	za darmo w ograniczonej wersji
boxTMS	od 99 zł netto miesięczni
iCargo	od 108,90 zł netto miesięczni
TMS+	od 109 zł netto miesięcznie
Cargo.Link	od 125 zł netto miesięczni
Logistaas	od 150 zł netto miesięcznie
FireTMS	od 359 zł netto miesięcznie

Oprogramowanie TMS dla spedycji – podsumowanie

Dedykowane programy dla firm spedycyjnych pozwalają usprawnić i przyspieszyć poszczególne procesy, prowadzone w ramach codziennej pracy przedsiębiorstwa. Cena oraz funkcjonalność oprogramowania jest zależna od danego rozwiązania, na jakie się zdecydujemy. Istnieją nawet darmowe narzędzia do obsługi firm spedycyjnych. Niestety, posiadają one pewne ograniczenia i nie oferują tak szerokiego wahlarza możliwości, jak ma to miejsce w przypadku bardziej rozbudowanych, zaawansowanych, ale i droższych programów komercyjnych. Zakup licencji na takowe, rozbudowane oprogramowanie nie jest jednak dużym wydatkiem, szczególnie zestawiając cenę z funkcjonalnością oferowaną przez narzędzia TMS. Wybór odpowiedniego programu z pewnością powinien być podyktowany indywidualnymi potrzebami firmy. Warto również pamiętać, że wdrożenie programu jest dosyć złożonym procesem, który może sprawiać pewnego rodzaju trudności. Z tego względu warto powierzyć czynności wdrożeniowe wykwalifikowanym specjalistom z branży IT, którzy posiadają doświadczenie w tej kwestii. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że oprogramowanie zostanie poprawnie skonfigurowane, a sam proces nie będzie powodował przestojów w pracy przedsiębiorstwa. Nasza firma świadczy usługi z zakresu wdrażania systemów, dlatego zainteresowanych zapraszamy do indywidualnego kontaktu.