Narzędzia do prostego udostępniania dokumentów, współpracy przy realizacji projektów przez małe i duże zespoły oraz tworzenie stron www dla pracowników i zewnętrznych odbiorców – to tylko niektóre możliwości usługi SharePoint.

Spis treści

• Na czym polega SharePoint?
  • SharePoint – co to jest?
  • Jak wykorzystać SharePoint?
  • Jak zrobić stronę w SharePoint?
  • Jak wejść na SharePoint?
• Co to jest SharePoint – pytania i odpowiedzi (Q&A)
  • Ile kosztuje SharePoint?
  • Jak zainstalować SharePoint?
  • Czy SharePoint jest bezpieczny?
  • Czym się różni OneDrive od SharePoint?
  • Jak dodać pliki do SharePoint?

Na czym polega SharePoint?

SharePoint to wielozadaniowa, bardzo rozbudowana platforma Microsoft, która służy do tworzenia stron internetowych, przechowywania, udostępniania i organizowania danych.

Program poprawia jakość pracy zespołów w czasie rzeczywistym. Usługa przeznaczona jest dla firm z różnych branży.

SharePoint – co to jest?

SharePoint jest aplikacją webową, którą Microsoft reklamuje jako mobilny, inteligentny intranet. Dostępna jest na urządzeniach stacjonarnych, laptopach, smartfonach i tabletach.

Jedną z ciekawszych funkcji jest tworzenie witryn zespołów do realizacji zadań postawionych przez organizację oraz ogólnie dostępnych stron www, blogów, a nawet witryn społecznościowych.

W SharePoint niezwykle przydatne są narzędzia do szybkiego i wygodnego udostępniania informacji, zaawansowane wyszukiwarki oraz tworzenie rozbudowanych magazynów danych.

SharePoint wspierany jest przez przeglądarki Google Chrome, Apple Safari, Mozilla Firefox i Internet Explorer.

Usługę SharePoint Online możesz wykupić osobno lub z subskrypcją Microsoft 365, a program SharePoint Server 2019 jest rozwiązaniem lokalnym.

Jak wykorzystać SharePoint?

SharePoint możesz wykorzystać do szeregu różnych czynności. Podstawowe zebraliśmy w poniższej tabeli:

Przesyłanie plików do biblioteki dokumentów programu SharePoint – dostęp do danych będzie możliwy z dowolnej lokalizacji	Przeciąganie plików z komputera do biblioteki dokumentów, poprzez pozycję Przekaż na pasku poleceń w Microsoft 365 lub przy użyciu przeglądarki Microsoft Edge
Otwieranie dokumentu w bibliotece dokumentów	Wybór aplikacji, w której będzie edytowany dokument
Równoczesna praca nad tym samym dokumentem prowadzona przez wiele osób	Informacje o osobach pracujących na tym samym dokumencie zobaczysz po otwarciu dokumentu w Microsoft 365 dla Internetu
Udostępnianie dokumentów	Możliwe po zaznaczeniu dokumentów należy kliknąć wielokropek (…)
Udostępnianie witryn (funkcja dla właścicieli witryn)	Po wyborze witryny kliknij Udostępnij
Tworzenie witryny zespołu	Funkcja możliwa do wykorzystania na stronie startowej SharePoint, stworzenie witryny zespołu powoduje automatyczne utworzenie grupy usługi Microsoft 365
Dodawanie listy/biblioteki do witryny zespołu	Dodawanie możliwe na platformie Microsoft 365 lub dla wersji SharePointServer programu SharePoint
Zachowywanie wcześniejszych wersji dokumentu podczas jego modyfikowania	Po kliknięciu dokumentu w bibliotece w Microsoft 365 prawym przyciskiem myszy można znaleźć historię wersji lub w wielokropek w wersji SharePoint Server
Wyszukiwanie	Przy użyciu pola Wyszukaj
Udostępnianie informacji w całej organizacji	Poprzez Uruchamianie aplikacji, a potem pozycję Yammer/Kanał aktualności

To tylko najbardziej popularne i oczywiste sposoby na wykorzystania SharePoint. Usługa jest bardzo elastyczna i możliwości jej wykorzystania często ogranicza tylko wyobraźnia użytkowników. SharePoint można użyć np. do prowadzenia wirtualnych treningów dla pracowników czy też do zarządzania zasobami ludzkimi.

Jak zrobić stronę w SharePoint?

W SharePoint możesz – szybko i intuicyjnie – stworzyć:

• Witrynę zespołu – prywatną przestrzeń do współpracy z zespołem, śledzenia i aktualizacji stanu projektu oraz udostępniania zasobów zespołów i współtworzenie zawartości,
• Witrynę do komunikacji – portale/witryny, których celem jest przekazywanie informacji i angażowanie oglądających spoza firmy, dla dowolnej branży i tematu.

Żeby wykonać witrynę w aplikacji SharePoint musisz:

1. Wejść na stronę startową programu SharePoint.
2. Wybierz pozycję + Utwórz witrynę i wejdź do kreatora.
3. Zdecyduj, co chcesz zrobić – stworzyć Witrynę zespołu lub Witrynę do komunikacji.
4. Zapisz nazwę witryny i dodaj ewentualnie opis.
5. Wprowadź nazwę witryny i w razie potrzeby jej opis.
6. Możesz edytować adres mail grupy lub adresu strony.
7. Zdecyduj czy grupa będzie publiczna czy prywatna czyli przeznaczona tylko dla zespołu.
8. Wybierz język domyślny witryny,
9. Kliknij Dalej i w kolejnym okienku zapisz właścicieli i członków witryny.
10. Wybierz pozycję Zakończ.

Witryna programu jest gotowa natychmiast. W przypadku witryn zespołu powstanie również grupa usługi Microsoft 365.

Co dalej?

Skoro witryna jest już gotowa, to możesz dodać do niej stronę. W tym celu:

1. Wejdź na witrynę, do której dodasz nową stronę.
2. Kliknij w przycisk Nowe.
3. Wybierz pozycję Strona.
4. Wybierz szablon i kliknij w Utwórz stronę.
5. Wpisz nazwę strony.
6. Dodaj zawartość przy użyciu Web Part.
7. Po zakończeniu pracy wybierz przycisk Opublikuj.

Jak wejść na SharePoint?

Wejście na SharePoint możliwe jest jeżeli organizacja (firma, instytucja) wykupiła subskrypcję usługi Office 365 obejmującą aplikację SharePoint Online lub lokalny program SharePoint Server.

Z SharePoint skorzystasz za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Jednym ze sposobów na wejście na platformę jest zalogowanie się na służbowe konto na witrynie Office.com. W prawym górny rogu należy wybrać przycisk Uruchamianie aplikacji, a następnie Wszystkie aplikacje i SharePoint.

Co to jest SharePoint – pytania i odpowiedzi (Q&A)

Ile kosztuje SharePoint?

Aplikacja SharePoint jest płatna, ceny wynoszą:

• 4,20 euro za użytkownika/miesiąc – plan pierwszy dla małych i średnich firm, dodatkowo zawiera OneDrive i Lists,
• 8,40 euro za użytkownika/miesiąc – plan drugi z pełną wersją usługi dla większych przedsiębiorstw, dodatkowo zawiera OneDrive i Lists,
• 22,60 euro za użytkownika/miesiąc – plan trzeci dla bardzo dużych organizacji (dodatkowo zawiera aplikacje pakietu Office) oraz inne usługi: Exchange, OneDrive, Skype dla firm, Teams, Yammer, Delve i Lists.

Jak zainstalować SharePoint?

SharePoint możesz zainstalować na oficjalnej witrynie Microsoft.

Czy SharePoint jest bezpieczny?

Tak, SharePoint to bezpieczna platforma, dobrze chroniąca zgromadzone na niej dane. Dodatkowo możesz zabezpieczyć ją funkcjami dedykowanymi dla SharePoint przez programy antywirusowe. Są one potrzebne do m.in. filtrowania treści, ochrony przed złośliwym oprogramowaniem, uniknięcia ataków typu phishing (wyłudzanie danych) oraz ransomware (cyberprzestępcy szyfrują dane i żądają pieniędzy za zwrot dostępu).

Czym się różni OneDrive od SharePoint?

SharePoint to rozbudowana platforma, której celem jest usprawnienie pracy w małych i bardzo dużych firmach. To może być m.in. tworzenie stron intranetowych, wymiana danych, sprawne wyszukiwanie informacji w firmowych bazach, tworzenie workflow, delegowanie zadań, kontrolę realizacji projektów oraz korzystanie z dodatkowych programów. Tymczasem OneDrive to przestrzeń w chmurze, którą Microsoft udostępnia swoim klientom na przechowywanie plików, np. kopii bezpieczeństwa. Dane zgromadzone w OneDrive też można udostępniać jednak jest to usługa zdecydowanie mniej rozbudowana niż SharePoint. OneDrive możesz używać jako uzupełnienie platformy SharePoint.

Jak dodać pliki do SharePoint?

Pliki do SharePoint możesz dodać na różne sposoby:

• przeciągając pliki z komputera do biblioteki dokumentów platformy,
• wchodząc o usługi Programu SharePoint na Microsoft 365 i wybierając opcję Nowy,
• w SharePoint Server klikając przycisk Nowy.

Musisz pamiętać, że do tworzenia plików i folderów w bibliotece SharePoint potrzeba uprawnień współautora do biblioteki.