Co to jest autoresponder Outlook?

Autoresponder w Outlook to nic innego jak automatyczna odpowiedź na maila.

Można się zastanowić – po co używać autorespondera? Opcja ta często używana jest by poinformować klienta o tym, że aktualnie przebywamy na urlopie, bądź dać klientowi znać, że jego e-mail został do nas dostarczony – taka informacja może być ważna dla klienta, który w momencie otrzymania automatycznej odpowiedzi na maila wie, że jego e-mail dotarł do odbiorcy, a nie np. trafił do spamu. Możemy też poinformować nadawcę e-maila o tym, kto nas obecnie zastępuje.

Program Outlook oferuje ustawienie automatycznych odpowiedzi na maile.

Spis treści

• Co to jest autoresponder Outlook?
• Jak ustawić automatyczną odpowiedź na maila w Outlooku
• Jak wyłączyć autoresponder w Outlook
• Jak napisać automatyczną odpowiedź na e-mail
• Automatyczna odpowiedź na e-mail, podsumowanie

Jak ustawić automatyczną odpowiedź na maila w Outlooku

Postępuj zgodnie z instrukcjami, by skonfigurować autoresponder w Outlook

1. Kliknij Nowa wiadomość e-mail i napisz wiadomość, którą ma otrzymać osoba chcąca się z tobą skontaktować. Ważne jest też wpisanie tytułu takiej wiadomości. Pole odbiorca zostawiamy puste.

2. Wybierz Plik > Zapisz jako a następnie zapisz swoją wiadomość automatyczną jako Szablon programu Outlook (format *.oft).

3. Następnie z menu Plik wybierz Reguły i Alerty

4. Kliknij Nowa Reguła a następnie w oknie które się pojawi wybierz Rozpocznij od pustej reguły > Zastosuj regułę do odbieranych wiadomości po czym kliknij Dalej.

5. W nowym okienku możesz wybrać do jakich wiadomości chcesz ustawić automatyczne odpowiedzi. Jeśli nie zaznaczysz żadnej opcji, domyślnie autoresponder wyśle twoją automatyczną wiadomość jako odpowiedź na wszystkie e-maile.

6. W kolejnym oknie Wybierz akcję zaznacz odpowiedz na nią wykorzystując szablon. W polu na dole (edytuj opis reguły) kliknij w Wybierz Szablon. Następnie w rozwijalnym menu zaznacz Szablony użytkownika w systemie plików i za pomocą opcji Przeglądaj znajdź wcześniej zapisany szablon wiadomości. Po odszukaniu, wybierz go i kliknij Otwórz. Program automatycznie przeniesie cię do poprzedniego okna. Kliknij Dalej.

7. Kolejne okno to wybór wyjątków. Możesz tutaj zaznaczyć warunki, które jeśli zostaną spełnione, sprawią, że autoresponder nie wyśle automatycznej wiadomości. Możesz np. wykluczyć adres szefa, by nie otrzymał od ciebie automatycznej odpowiedzi na e-mail. Jeśli nie chcesz ustawiać wyjątków, po prostu kliknij Dalej.

8. W kolejnym oknie wybieramy nazwę dla naszej reguły. Możemy też zaznaczyć opcję Włącz tę regułę. Włączenie sprawi, że od teraz autoresponder automatycznie odpowie na każdy przychodzący e-mail (chyba, że włączyliśmy wyjątki). Możemy również kliknąć Uruchom tę regułę teraz dla wiadomości znajdujących już w folderze „Skrzynka odbiorcza”. Sprawi to, że nasza automatyczna wiadomość trafi do wszystkich adresatów e-maili, które mamy w skrzynce odbiorczej. Klikamy Zakończ, a w następnym okienku OK.

To wszystko. Automatyczne odpowiedzi na e-mail zostały włączone.

Jak wyłączyć autoresponder w Outlook

1. Aby wyłączyć automatyczne odpowiedzi na e-maile w Outlook wchodzimy w Plik » Reguły i alerty

2. Wybieramy naszą regułę i ją odznaczamy, po czym klikamy OK. Od tej pory program pocztowy Outlook nie będzie wysyłał automatycznych odpowiedzi na wiadomości.

Jak napisać automatyczną odpowiedź na e-mail

Przy konfigurowaniu autorespondera ważne jest napisanie poprawnej automatycznej odpowiedzi na e-mail. Po pierwsze, należy wprowadzić temat takiej wiadomości, np. „Odpowiedź automatyczna: poza biurem”, by od razu dać znać odbiorcy, że nie jest to nasza ręcznie napisana odpowiedź. Następnie warto się przywitać, zachowując odpowiednią formę i podziękować za wiadomość, by poinformować, że mimo że jej teraz nie przeczytamy, to do nas dotarła.

W kolejnym akapicie należy krótko i zwięźle napisać, dlaczego nie możemy teraz odpisać na e-mail oraz kiedy można się spodziewać odpowiedzi. Możemy również poinformować nadawcę o tym, do kogo może się zwrócić lub kto nas zastępuje podczas naszej nieobecności, przeprosić za niedogodności i się pożegnać.

Przykładowa automatyczna odpowiedź na e-mail firmowy może wyglądać następująco:

Szanowny Panie, Szanowna Pani,

Bardzo dziękuję za kontakt.

W dniach 26.09.2022 – 10.10.2022 przebywam na urlopie bez dostępu do skrzynki pocztowej. Na wszystkie wiadomości odpowiem 11.10.2022.

W przypadku spraw nagłych i wymagających natychmiastowej odpowiedzi, proszę się kontaktować z Jan Kowalski [email protected]

Bardzo dziękuję za wyrozumiałość

Z poważaniem

Kazimierz Nowak

Automatyczna odpowiedź na e-mail, podsumowanie

Automatyczna odpowiedź na wiadomości daje nam możliwość poinformowania klientów, bądź bliskich, że w tej chwili nie możemy odpisać na e-mail. Dzięki temu nadawca wiadomości wie, żeby nie spodziewać się natychmiastowej odpowiedzi i nie niepokoi się, bądź nie czuje ignorowany.

Używając autorespondera należy jednak być ostrożnym. Niektórzy klienci otrzymując automatyczną odpowiedź na wiadomość e-mail mogą próbować to wykorzystać, np. kontaktując się z inną osobą w firmie, że my obiecaliśmy przyspieszyć dla nich jakiś proces, ale teraz jesteśmy niedostępni. Na szczęście jednak – takie przypadki należą do zdecydowanej rzadkości, a używanie automatycznych odpowiedzi sprawia, że jesteśmy postrzegani jak profesjonaliści.