Prowadzenie sklepu, niezależnie od tego, czy mówimy tu o niewielkim sklepie osiedlowym, jednoosobowym sklepie internetowym czy też ogólnopolskiej sieci sklepów, jest skomplikowanym i złożonym zadaniem. Prowadzenie sprzedaży, wystawianie paragonów i faktur, kontrolowanie stanów magazynowych, składanie zamówień na towary, pilnowanie dostaw, aktualizacja cen, to tylko część codziennych obowiązków przedsiębiorców lub zatrudnianych przez nich pracowników. W dzisiejszych czasach, w erze powszechnej cyfryzacji, część obowiązków można powierzyć dedykowanym programom, wspomagającym prowadzenie sklepu. Jak działa oprogramowanie dla sklepów? Jakie są jego funkcje? Czym jest system POS?

Spis treści

• Co to jest system POS?
• Jakie są funkcje oprogramowania dla sklepu?
• Jaki program POS do sklepu wybrać?
• Ile kosztuje program dla sklepu POS?
• Jaki darmowy program do sklepu?
• Oprogramowanie dla sklepu – podsumowanie

Co to jest system POS?

Systemem POS (Point of Sale) nazywamy złożone, rozbudowane programy służące do zarządzania sprzedażą, stanami magazynowymi oraz finansami przedsiębiorstwa, a nawet kontaktami i relacjami z klientami sklepu. Oprogramowanie umożliwia usprawnienie procesów związanych z obsługą klientów, jednocześnie pozwalając również ułatwić obowiązki właściciela punktu sprzedaży. Systemy POS dostępne są zarówno w wersjach desktopowych, jak i w coraz popularniejszej obecnie chmurze. Dzięki temu możemy korzystać ze specjalistycznego oprogramowania niezależnie od tego, jaki system operacyjny posiadamy czy z jakiego rodzaju urządzenia korzystamy (komputer, tablet, a nawet telefon).

W dużym skrócie możemy więc powiedzieć, że oprogramowanie POS dla sklepu lub innego obiektu handlowego to narzędzie, pozwalające kompleksowo zarządzać biznesem online, z dowolnego miejsca na świecie. W skład systemu POS wchodzą różne moduły, które często wybieramy wedle własnych potrzeb, płacąc wyłącznie za funkcje, które w rzeczywistości są nam potrzebne w codziennej pracy. W ten sposób możemy zbudować system oprogramowania, który zadba o kontrolę stanów magazynowych, pomoże zaplanować dostawy produktów, ale jednocześnie pozwoli również zarządzać finansami firmy czy obsługiwać czynności związane z kadrami. Dedykowane programy POS dla sklepu pozwalają oszczędzić czas, pieniądze i nerwy, jakie często towarzyszą menadżerom placówek handlowych, wyręczając pracowników z części żmudnych obowiązków.

Jakie są funkcje oprogramowania dla sklepu?

Korzystanie z programów POS dla sklepów zapewnia obszerny zakres funkcji, przydatnych w codziennej pracy przedsiębiorstwa. Do najistotniejszych spośród nich należą:

• kontrola sytuacji finansowej firmy, monitorowanie zysków i kosztów,
• generowanie raportów i analiz statystycznych,
• sprawne przeprowadzanie procesu inwentaryzacji w sklepie,
• kontrola stanów magazynowych, automatyczne powiadomienia o konieczności zamawiania produktów, dostępna na każdym urządzeniu podpiętym do systemu,
• przyjmowanie dostaw wraz z szybką aktualizacją stanu magazynowego,
• za pośrednictwem panelu menadżera możliwe jest dodawanie specjalnych rabatów, kodów promocyjnych czy tworzenie oraz zarządzanie systemem punktowym (klienci zbierają punkty, które mogą wymienić na produkt, bądź voucher rabatowy),
• historia archiwalnych cen poszczególnych produktów,
• prowadzenie ewidencji czasu pracy zatrudnionych pracowników i łatwe rozliczanie pensji,
• możliwość zarządzania firmą z dowolnego miejsca na świecie dzięki zdalnemu dostępowi do systemu.

Oczywiście lista dostępnych funkcji jest o wiele dłuższa, a sam wybór “najistotniejszych” jest subiektywną opinią. Zastanawiając się nad wyborem oprogramowania dla własnego biznesu, warto zapoznać się ze wszystkimi ofertami, analizując funkcje, które realnie przydadzą nam się w codziennym prowadzeniu firmy.

Jaki program POS do sklepu wybrać?

Wybór odpowiedniego oprogramowania POS do prowadzenia sprzedaży może okazać się trudną decyzją. Mnogość rozwiązań dostępnych na rynku sprawia, że możemy decydować pomiędzy programami o zróżnicowanej funkcjonalności w najróżniejszych przedziałach cenowych. Wybór systemu POS powinien opierać się na bazie analizy realnych, indywidualnych potrzeb biznesu. Inne rozwiązanie będzie właściwe dla niewielkiego, osiedlowego sklepu, inne zaś dla dużej sieci handlowej, która dodatkowo prowadzi sprzedaż internetową. Decydując się na konkretne oprogramowanie, weź pod uwagę:

• liczbę stanowisk (kas fiskalnych), z których korzysta Twój punkt handlowy,
• wielkość sprzedaży,
• ilość pracowników,
• rozmiary magazynu (lub jego brak),
• plany na przyszłość.

Oprogramowanie, które wybierzesz, powinno w możliwie największym stopniu zaspokajać potrzeby Twojej firmy. Tutaj liczy się przede wszystkim stosunek ceny do jakości produktu. Jeżeli wykorzystujesz już specjalistyczne oprogramowanie (np. programy księgowe), warto zdecydować się na zakup systemu POS pochodzącego od tego samego producenta. Pozwoli to w łatwy sposób zintegrować dane pomiędzy programami.

Ile kosztuje program dla sklepu POS?

Cena zakupu licencji na oprogramowanie dla sklepu jest zależna od wielu zmiennych, wliczając w to między innymi funkcjonalność dostępną w ramach danego planu pakietowego, czy też rodzaj licencji. Głównymi punktami decydującymi o konkretnych kosztach zakupu oprogramowania POS dla sklepów są:

• planowana wielkość i wartość sprzedaży,
• ilość stanowisk/urządzeń wykorzystywanych w pracy,
• integralność danych z innymi systemami, np. oprogramowaniem magazynowym czy programami księgowymi,
• wielkość biznesu (ilości placówek),
• częstotliwość aktualizacji i dostępność oferowanej pomocy technicznej,
• możliwości sprawowania kontroli nad biznesem online.

Przykładowe zestawienie kosztów zakupu subskrypcji na oprogramowanie dla sklepów prezentujemy w poniższej tabeli. Wszystkie kwoty są wyrażone w wartościach netto.

Nazwa oprogramowania	Koszt zakupu subskrypcji
Loyverse POS	bezpłatnie, dostępne dodatkowe pakiety
GoPOS	od 59 zł netto miesięcznie
Dotykačka	od 62,30 zł netto miesięcznie
IdoSell POS	od 90 zł netto miesięcznie (pierwszy miesiąc bezpłatnie)
Ristorio	od 129 zł netto miesięcznie
Insoft PC-Market	od 150 zł netto miesięcznie
ILUO	od 290 zł netto rocznie

Warto pamiętać, że poza cennikiem związanym z zakupem licencji, musimy liczyć się również z kosztami wdrożenia czy budowy infrastruktury technicznej. Cena licencji jest więc jednym z czynników, kształtujących ostateczną kwotę do zapłaty. Profesjonalne firmy informatyczne oferują gotowe rozwiązania, w przypadku których należy liczyć się z wyższymi kosztami, jednak mamy wówczas pewność, że oprogramowanie będzie gotowe do użycia od zaraz, a w razie problemów na usługi informatyczne udzielana jest gwarancja. O prawidłowość działania dba wówczas pomoc techniczna, często dostępna przez 365 dni w roku.

Jaki darmowy program do sklepu?

Na rynku dostępnych jest kilka darmowych programów do obsługi sprzedaży. Ich funkcjonalność jest w różny sposób ograniczana, często są to wręcz bezpłatne wersje popularnych systemów oprogramowania, w których zablokowano część funkcji. Wybór darmowego programu do sklepu to świetna opcja dla przedsiębiorców, którzy chcą wypróbować realny wpływ nowych technologii na ich firmę. Wadą rozwiązań tego rodzaju jest ich niewielka popularność, co sprawia, że dotarcie do bezpłatnych programów POS do sprzedaży jest bardzo trudne, a samo wykorzystywanie ich do pracy może generować problemy ze względu na ograniczoną ilość aktualizacji, brak polskich wersji językowych czy kompatybilność wyłącznie ze starszymi wersjami systemów operacyjnych (np. Windows XP). Do kategorii programów dostępnych w bezpłatnej wersji zaliczamy:

• Loyverse POS – oprogramowanie dostępne za darmo w podstawowej wersji, funkcjonalność możemy rozszerzyć, dokupując dodatkowe pakiety,
• Ofbiz – rozbudowane narzędzie oferowane na licencji Apache, posiada wiele istotnych funkcji, w tym moduł do prowadzenia sprzedaży internetowej,
• Floreant – przykład programu, który nie posiada już aktualizacji (od 2015 roku projekt został porzucony), narzędzie sprawdzi się w małym biznesie, jednak musimy liczyć się z pewnymi ograniczeniami.

Poza programami, które są dostępne bezpłatnie w pełnych wersjach, większość firm informatycznych oferuje też darmowe, 30-dniowe wersje próbne. Ich zastosowanie to przede wszystkim możliwość wypróbowania funkcjonalności oprogramowania przed zakupem pełnej, płatnej wersji.

Oprogramowanie dla sklepu – podsumowanie

Specjalistyczne, dedykowane oprogramowanie dla sklepu znacząco usprawnia pracę przedsiębiorstwa, umożliwiając oszczędność czasu i energii koniecznych dla prowadzenia kolejnych czynności związanych z codziennymi obowiązkami. Koszt zakupu licencji na program jest stosunkowo niski, co zapewnia prawdziwie korzystny stosunek ceny do jakości produktów końcowych. Rozmyślając nad kwestią finansową, warto wziąć też pod uwagę koszty wdrożenia oprogramowania do pracy sklepu. W celu sprawnego i bezproblemowego wdrożenia specjalistycznych programów warto zlecić kompleksową obsługę informatyczną specjalistom z branży IT. Eksperci posiadają w swoim portfolio bogate doświadczenie, dzięki któremu wdrożenie i obsługa oprogramowania przebiegnie ekspresowo i nie będzie wiązać się z ryzykiem wystąpienia jakichkolwiek problemów, mogących prowadzić do przestojów w prowadzeniu firmy. Jeżeli poszukujesz solidnej firmy informatycznej, specjalizującej się we wdrożeniach, zapraszamy do kontaktu. Z chęcią wspomożemy Cię w tym skomplikowanym procesie.

Usługi informatyczne

Obsługa informatyczna

Firmy informatyczne